Bizonyos esetekben az Excel táblázatkezelő szerkesztőinek sok aktív felhasználójának olyan helyzeteket kellett kezelnie, amelyekben az értékeket az egyik asztalról a másikra kellett helyettesíteni. Képzeld el, hogy egy bizonyos elem jött a raktárba. Rendelkezésre állnak két fájlunk: az egyik a beérkezett áruk nevének listájával, a második a termék árlista. Miután megnyitotta az árlistát, úgy találjuk, hogy több pozíció van benne, és nem találhatók a fájlban lévő sorrendben a nevek listájával. Valószínű, hogy egyikünk sem fogja tetszeni az ötletet, hogy ellenőrizze mindkét fájlt, és átadja az árakat egy dokumentumról a másikra. Természetesen abban az esetben, ha 5–10 pozícióra van szükség, az adatok mechanikus bevitele teljesen lehetséges, de mi van, ha a nevek száma meghaladja az 1000-et? Ebben az esetben az Excel és a mágikus CDF funkciója (vagy a vlookup, ha a program angol nyelvű változatáról beszélünk) segít abban, hogy megbirkózzunk a monoton munkával.
A VPR lehetővé teszi, hogy nagy táblázatokkal dolgozzon, adatokat továbbítson a másikra
Mi a CDF és hogyan kell használni?
Tehát az adatok egy asztalról a másikra történő átalakításával kapcsolatos munkánk elején célszerű kis áttekintést adni a CDF funkcióról. Ahogy valószínűleg már megértette, a vlookup lehetővé teszi, hogy az adatokat az egyik asztalról a másikra vigye át, ezzel feltöltve a szükséges cellákat. Annak érdekében, hogy a CDF funkció megfelelően működjön, vegye figyelembe az egyesített cellák jelenlétét a táblázat fejlécében. Ha van ilyen, meg kell szakítania őket.
Tegyük fel, hogy ki kell töltenünk a „Megrendelési táblázatot” az „Árlista” adataival
Tehát szembe kell néznünk azzal a feladattal, hogy a meglévő termékek árát egy asztalra vigye át nevükkel, és kiszámolja az egyes termékek teljes költségét. Ehhez a következő algoritmust kell végrehajtanunk:
- Először, hozza az Excel táblázatot a kívánt formába. Adja hozzá az elkészített adatmátrixhoz két oszlopot az „Ár” és „Költség” nevekkel. Válassza ki a cellák számára az újonnan létrehozott oszlopok tartományát, a monetáris formátumot.
- Most aktiválja az "Ár" blokk első celláját, és hívja a "Funkció varázslót". Ezt az „fx” gomb megnyomásával lehet elvégezni, vagy a „Shift + F3” billentyűkombináció lenyomásával. A megnyíló párbeszédablakban keresse meg a "Linkek és tömbök" kategóriát. Itt nem érdekel a CDF funkciója. Válassza ki, majd kattintson az "OK" gombra. Egyébként meg kell mondani, hogy a VLOOKUP függvényt a „Formulák” lapon, a legördülő listában lehet nevezni, amelynek a „Linkek és tömbök” kategóriája is megtalálható.
- A CDF aktiválása után megjelenik egy ablak a kiválasztott funkció argumentumainak listájával. A „Kötelező érték” mezőben meg kell adnia a táblázat első oszlopában található adattartományt a beérkezett áruk listájával és mennyiségével. Ez azt jelenti, hogy meg kell mondania az Excel-nek, hogy pontosan mit kell találnia a második táblázatban, és át kell adnia az elsőt.
- Az első argumentum megjelölése után a másodikra lehet lépni. Esetünkben a második érv az árlistát tartalmazó táblázat. Helyezze az egérkurzort az argumentum mezőbe, és lépjen az árlistára. Manuálisan válassza ki a tartományt az oszlopok területén található cellákkal a kereskedelmi termékek nevével és árával. Adja meg az Excel-t, mely értékeket szeretné feltérképezni a VLOOKUP funkciókat.
- Annak érdekében, hogy az Excel ne legyen összetévesztve, és azokra az adatokra utaljon, amelyekre szüksége van, fontos, hogy rögzítsük a hozzá tartozó linket. Ehhez jelölje ki a kívánt értékeket a Táblázat mezőben, és nyomja meg az F4 billentyűt. Ha minden helyesen történik, akkor a $ jel jelenik meg a képernyőn.
- Most megyünk az Oldalszám argumentum mezőjére, és beállítjuk a „2” értékre. Ez a blokk tartalmazza az összes olyan adatot, amelyet a munkaasztalunkhoz szeretne küldeni, ezért fontos, hogy hamis értéket rendeljünk az Interval nézethez (állítsuk be a FALSE értéket). Ez azért szükséges, hogy a VLR funkció csak pontos értékekkel működjön, és ne kerekítse őket.
Töltse ki az első oszlop képletét.
Most, hogy az összes szükséges művelet befejeződött, csak az „OK” gomb megnyomásával tudjuk megerősíteni. Amint az első cellában lévő adatok megváltoznak, a CDF funkciót a teljes Excel dokumentumra kell alkalmazni. Ehhez elegendő a VLOOKUP elterjesztése az egész „Ár” oszlopon. Ezt úgy végezhetjük, hogy a cella jobb alsó sarkát a módosított értékkel húzzuk az oszlop aljára. Ha mindent megtervezünk, és az adatokat szükség szerint megváltoztatjuk, az áruink összértékének kiszámítására is sor kerülhet. A művelet végrehajtásához két oszlop - „Mennyiségek” és „Ár” - termékeit kell megtalálnunk. Mivel az Excel az összes matematikai képletet tartalmazza, a számítás a „Formula-sávban” az ismert „fx” ikon segítségével lehetséges.
Fontos pont
Úgy tűnik, hogy minden készen áll és VLOOKUP megbirkózott a feladatunkkal, de nem volt ott. Az a tény, hogy az „Ár” oszlopban a CDF funkció továbbra is aktív, ennek a ténynek a bizonyítéka az utóbbi megjelenése a képletben. Azaz, mindkét asztalunk egymással kapcsolatban áll. Egy ilyen tandem azt eredményezheti, hogy amikor az árváltozással kapcsolatos adatok a táblázatban szerepelnek, akkor a munkadokumentumban szereplő információk az árucikklistával is megváltoznak.
Ezt a helyzetet a legjobban el lehet kerülni a két táblázat felosztásával. Ehhez ki kell választanunk az Ár oszlop oszlopában lévő cellákat, és kattintsunk rá jobb gombbal. A megnyitott ablakban válassza ki és aktiválja a "Másolás" opciót. Ezután, a kiválasztott cellaterületről történő kiválasztás eltávolítása nélkül, nyomja meg ismét a jobb egérgombot, és válassza ki a "Speciális beillesztés" opciót.
Ennek az opciónak az engedélyezése megnyit egy párbeszédpanelt a képernyőn, amelyen be kell jelölnie az „Érték” kategória melletti négyzetet. Erősítse meg a műveleteket az „OK” gombra kattintva.
Visszatérünk a képlet sávba, és ellenőrizzük az aktív függvény VLOOKUP jelenlétét az Ár oszlopban. Ha a képlet helye csak numerikus értékeket mutat, akkor minden kiderült, és a CDF funkció le van tiltva. Ez azt jelenti, hogy a két Excel-fájl közötti kapcsolat megszakad, és az árlistával nincsenek fenyegetések a táblához csatolt, nem tervezett változtatások vagy törlések. Most már biztonságosan használhatja a táblázatos dokumentumot, és ne aggódjon arról, hogy mi fog történni, ha az Árlista zárva vagy egy másik helyre kerül.
Húzza a jelölőt a cella jobb alsó sarkában, hogy a képletet a teljes asztalra alkalmazza.
Hogyan hasonlítható össze két táblázat Excelben?
A CDF funkció segítségével néhány másodperc alatt több különböző értéket hasonlíthat össze annak érdekében, hogy összehasonlíthassuk például egy meglévő termék árait. Ehhez regisztrálnia kell a VLOOKUP-ot egy üres oszlopban, és kapcsolnia kell a függvényt a megváltozott értékekkel, amelyek egy másik táblázatban vannak. A legjobb az egészben, ha az "Új ár" oszlop az "Ár" oszlop mögött található. Egy ilyen döntés lehetővé teszi, hogy az árváltozások láthatóbbá váljanak az összehasonlításhoz.
Képes dolgozni több feltétel mellett
A VLOOKUP funkció egy másik kétségtelen előnye, hogy képes a termék számos jellemzőjével dolgozni. Ha két vagy több tulajdonsággal rendelkező terméket talál, meg kell:
- Hozzon létre két (vagy szükség esetén több) keresési kifejezést.
- Adjon hozzá egy új oszlopot, amelyhez a függvény munkája során minden további oszlop hozzáadásra kerül, amellyel a terméket keresik.
- A kapott oszlopban a fent leírt algoritmus szerint bemutatjuk a VLOOKUP funkció képletet, amely már ismerős.
Összefoglalva, meg kell mondani, hogy az ilyen funkciók, mint a CDF fenntartása nagyban leegyszerűsíti a táblázatos információkkal való munkát. Ne félj, hogy a VLOOKUP-ot óriási adatmennyiséggel használja, mert függetlenül attól, hogy hogyan hajtják végre, a funkció elve mindig azonos. Mindössze annyit kell tennie, hogy helyesen határozza meg az érveit.