Ennek a programnak az a fő célja, hogy olyan adatbázisokat hozzon létre és dolgozzon ki, amelyek a kis projektek és a nagyvállalatok számára is kötődhetnek. Ezzel kényelmes lesz az adatok kezelése, az adatok szerkesztése és tárolása.
A Microsoft Office csomagalkalmazás - Access - az adatbázisok kezelésére szolgál.
Új adatbázis létrehozása
Természetesen a munka megkezdése előtt létre kell hoznia egy meglévő adatbázist.
Nyissa meg a programot, és menjen a főmenübe a "Fájl" parancsra kattintva, és válassza ki a "Létrehozás" elemet. Új adatbázist hozva létre egy üres oldallal, amelyen egy táblázat található, vagy egy olyan webes adatbázis, amely lehetővé teszi a program beépített eszközeinek használatát, például az internetes kiadványokhoz.
Ezen túlmenően egy új adatbázis létrehozásának maximalizálása érdekében a felhasználónak van egy-egy sablonja, amely egy adott feladatra összpontosító adatbázist hoz létre. Ez egyébként segít abban, hogy gyorsan létrehozhassa a táblázat megfelelő formáját, anélkül, hogy mindent kézzel kellene beállítania.
Az adatbázis kitöltése információkkal
Miután létrehozott egy adatbázist, ki kell töltenie azt releváns információkkal, amelyek felépítését előzetesen át kell gondolni, mivel a program funkcionalitása lehetővé teszi, hogy több formában rögzítse az adatokat:
- Most a legkényelmesebb és legelterjedtebb információs struktúra a táblázat. A hozzáférési táblák képességeik és megjelenésük alapján nem különböznek az Excelben szereplő tábláktól, ami viszont jelentősen leegyszerűsíti az egyik programról a másikra történő adatátvitelt.
- Az információ bevitelének második módja az űrlapok, valamivel hasonlítanak a táblázatokhoz, azonban az adatok vizuális megjelenítését biztosítják.
- Az adatbázisból származó információk kiszámításához és megjelenítéséhez jelentéseket készítenek, amelyek segítségével elemezheti és kiszámíthatja például a jövedelmét vagy az ügyfelek számát, akivel dolgozik. Ezek nagyon rugalmasak és lehetővé teszik számítások elvégzését a megadott adatoktól függően.
- Új adatok fogadása és rendezése a programban kérésekkel történik. Segítségükkel konkrét adatokat találhat több táblázat között, valamint adatokat hozhat létre vagy frissíthet.
A fenti funkciók mindegyike megtalálható az eszköztárban, a "Létrehozás" lapon. Itt pontosan kiválaszthatja, hogy melyik elemet kívánja létrehozni, majd a megnyitott „Constructor” -on testreszabhatja azt.
Adatbázis létrehozása és információk importálása
Új adatbázis létrehozása után az egyetlen dolog, amit látni fog, egy üres tábla. A szükséges információkat az internetről másolhatja kézzel, vagy töltheti fel. Kérjük, vegye figyelembe, hogy minden adatot, amelyet hozzáadsz, külön oszlopban kell elhelyezni, és minden bejegyzésnek egy sorban kell lennie. Egyébként az oszlopok átnevezhetők a tartalom jobb navigálásához.
Ha az összes szükséges információ egy másik programban vagy forrásban van, a program lehetővé teszi az adatok importálását.
Minden importálási beállítás egy külön lapon található a vezérlőpulton, amelyet „Külső adatok” -nak neveznek. Itt az „Import and Connections” területen az elérhető formátumok szerepelnek, beleértve az Excel-dokumentumokat, az Access-t, a szöveges és az XML-fájlokat, az internetes oldalakat, az Outlook mappákat stb. adja meg a fájl helyének elérési útját. Ha bármely kiszolgálón található, a program megköveteli, hogy adja meg a szerver címét. Az importálás során különböző beállításokat fog találni, amelyek célja az adatok helyes átvitele az Access számára. Kövesse a program utasításait.
Kulcsbillentyűk és táblázati kapcsolatok
A táblázat létrehozásakor a program minden egyes bejegyzést egyedi kulcsszóval oszt meg. Alapértelmezés szerint egy olyan oszlopnevet tartalmaz, amely új adatokkal bővül. Ez az oszlop az elsődleges kulcs. Ezen alapkulcsokon kívül az adatbázis tartalmazhat olyan mezőket is, amelyek a másik táblázatban szereplő információkhoz kapcsolódnak.
Például két táblázata tartalmazza a kapcsolódó információkat. Például "Napnak" és "Tervnek" nevezik őket. Az első táblázatban a „Hétfő” mező kiválasztásával hozzárendelheti azt a „Terv” táblázat bármelyik mezőjéhez, és ha a kurzort az egyik mező fölé húzza, látni fogja az információkat és a kapcsolódó cellákat.
Az ilyen kapcsolatok megkönnyítik az adatbázis olvashatóságát, és minden bizonnyal növelik annak kényelmét és hatékonyságát.
Kapcsolat létrehozásához menjen az „Adatbázisok kezelése” fülre, és a „Kapcsolatok” területen válassza az „Adat séma” gombot. A megjelenő ablakban az összes feldolgozott adatbázis látható. Meg kell jegyezni, hogy az adatbázisoknak speciális mezőket kell tartalmaznia idegen kulcsokhoz. Példánkban, ha szeretné megjeleníteni a hét napját, vagy egy számot a második táblázatban, hagyja üresen a mezőt, és hívja meg a Napot. Konfigurálja a mezők formátumát is, mivel mindkét táblázatban meg kell egyeznie.
Ezután két táblázat megnyitása után húzza a linkelni kívánt mezőt egy speciálisan elkészített mezőbe egy idegen kulcshoz. Megjelenik a "Kapcsolatok szerkesztése" ablak, amelyben külön kijelölt mezőket fog látni. Annak biztosítása érdekében, hogy az adatok mind a kapcsolódó mezőkben, mind a táblákban megváltozzanak, jelölje be az „Adat integritásának biztosítása” jelölőnégyzetet.
Kérések létrehozása és típusai
A kérés egy olyan művelet a programban, amelynek köszönhetően a felhasználó szerkesztheti vagy beírhatja az adatokat az adatbázisba. Tény, hogy a kérelmeket két típusra osztják:
- Választható kérések, amelyeknek köszönhetően a program bizonyos információkat kap, és számításokat végez.
- Műveleti kérések, amelyek információt adnak az adatbázishoz, vagy törölik.
A "Lekérdezés varázsló" kiválasztása a "Létrehozás" lapon végrehajtja a meghatározott lekérdezési típus létrehozásának folyamatát. Kövesse az utasításokat.
A kérések nagymértékben segítenek az adatok megszervezésében, és mindig hivatkozhatnak konkrét információkra.
Például létrehozhat egy bizonyos paraméterre vonatkozó választási kérést. Ha egy adott időpontra vagy napra vonatkozó információt szeretne látni a teljes időszakra, akkor hasonló lekérdezést is beállíthat. Válassza ki a "Query Designer" -et, és benne a szükséges táblázatot. Alapértelmezés szerint a kérés választható lesz, világossá válik, ha megnézzük az eszköztárat az ott kijelölt „Kiválasztás” gombbal. Annak érdekében, hogy a program megkeresje a pontos dátumot vagy napot, keresse meg a „Kiválasztási feltétel” sort és adja meg a [mely nap?] Kifejezést. Ne feledje, hogy a lekérdezést a négyzetkarokba kell helyezni [], és kérdőjelgel vagy kettősponttal kell végezni.
Ez csak egy a lekérdezések használatának egyik lehetősége. Tény, hogy segítségükkel új táblákat is létrehozhat, adatokat adhat meg kritériumok szerint stb.
Űrlapok testreszabása és használata
A formanyomtatványok használatának köszönhetően a felhasználó könnyedén megtekintheti az egyes mezők információit és válthat a meglévő bejegyzések között. Hosszú távú bevitel esetén az űrlapok használata egyszerűsíti az adatokkal való munkát.
Nyissa meg a „Létrehozás” lapot, és keresse meg a „Form” elemet, ha rákattint, amelyikre a táblázat adatai alapján egy standard űrlap jelenik meg. Az információval ellátott mezők mindenféle változásnak vannak kitéve, beleértve a magasságot, a szélességet stb. Kérjük, vegye figyelembe, hogy ha a táblázatban vannak kapcsolatok, akkor látni fogja őket, és ugyanabban az ablakban újra konfigurálhatók. A program alján láthatóak a nyilak, amelyek lehetővé teszik, hogy a táblázat minden oszlopát egymás után nyissa meg, vagy azonnal lépjen az elsőre és az utolsóra. Most mindegyik külön bejegyzés, melynek mezõit az egérrel a "mezõk hozzáadása" gombra kattintva testreszabhatja. Módosítva és így beírva az adatokat a táblázatban és az összes csatolt táblázatban jeleníti meg. Az űrlap beállítása után el kell mentenie a "Ctrl + S" billentyűkombináció megnyomásával.
Jelentés létrehozása
A jelentések fő célja a táblázat általános összefoglalása. A jelentéstől függően az adatoktól függően teljesen létrehozható.
A program lehetővé teszi, hogy kiválassza a jelentés típusát, és néhány közül választhat:
- Jelentés - egy automatikus jelentés kerül létrehozásra a táblázatban megadott összes információ felhasználásával, azonban az adatokat nem csoportosítják.
- Egy üres jelentés egy üres űrlap, az adatok, amelyek közül a kívánt mezők közül választhat.
- Jelentés varázsló - segít a jelentés létrehozásának folyamatában, és csoportosítja és formázza az adatokat.
Egy üres jelentésben hozzáadhat, törölhet vagy szerkeszthet mezőket, kitöltheti azokat a szükséges információkkal, speciális csoportokat hozhat létre, amelyek segítenek bizonyos adatok elválasztására a többitől, és még sok más.
Mindezek az alapok, amelyek segítenek az Access program kezelésében és testreszabásában, azonban funkcionalitása meglehetősen széles, és az itt tárgyalt funkciók finomhangolását teszi lehetővé.